จดหมายสมัครงาน

(job application letter)

สาระความรู้

จดหมายสมัครงาน คือ การเขียนประเภทหนึ่ง ที่มีวัตถุประสงค์ที่จะสมัคร งานในตำแหน่งที่บริษัทต้องการ และต้องการที่จะขอรับการสัมภาษณ์ เพื่อการบรรจุเข้า ทำงาน และเป็นการเขียนที่มีการวางรูปแบบเช่นเดียวกับการเขียนจดหมายธุรกิจทั่วไป ภาษาที่ใช้เขียนในจดหมายสมัครงานควรเป็นภาษาที่อ่านเข้าใจง่ายไม่มีสำนวนที่ สวิงสวายหรือมีความหมายที่วกวน นอกจากนี้ภาษาเขียนนั้นจะต้องชัดเจนและรวบรัดได้ ใจความว่าผู้เขียนต้องการอะไร และสามารถบรรจุอยู่บนกระดาษเพียง 1 หน้าได้

ส่วนประกอบของจดหมาย โดยทั่วไปประกอบด้วย
1. กระดาษและซองจดหมาย ใช้กระดาษขนาด 8.5 นิ้ว คูณ 11 นิ้ว และใช้หน้าเดียว หากไม่พอให้ต่อแผ่นที่สองโดยมีข้อความที่ค้างมาจากหน้าแรกอย่างน้อย 2 บรรทัด 1 ย่อหน้า

2. ที่อยู่ผู้ส่ง อยู่ส่วนบนของจดหมายนิยมใช้กระดาษที่มีหัวจดหมายสําเร็จรูป ซึ่งแต่ละ
หน่วยงานสามารถกําหนดแบบ สีสันและขนาดได้ตามต้องการโดยทั่วไปนิยมใส่ชื่อที่อยู่ของบริษัทและใส่ตราบริษัท หมายเลขโทรสาร ไว้ด้วย หากกระดาษที่ใช้ไม่มีหัวจดหมายสําเร็จรูป ให้พิมพ์ชื่อบริษัทห้างร้านไว้บรรทัดแรกห่างจากขอบกระดาษด้านบนประมาณ 1.5 นิ้ว รายละเอียดของที่อยู่ประมาณ 2 - 3 บรรทัด ในกรณีที่ใช้กระดาษมากกว่าหนึ่งแผ่น กระดาษแผ่นต่อไปให้ใช้กระดาษธรรมดาไม่ต้องมีที่อยู่ผู้ส่ง

3. เลขที่จดหมาย ส่วนนี้เป็นส่วนประกอบที่ไม่บังคับ อาจมีหรือไม่มีก็ได้ แต่หลายหน่วยงานนิยมเขียนเลขที่จดหมายและปี
พุทธศักราชที่จัดทําจดหมายเพื่อประโยชน์ในการจัดเก็บและอ้างอิง โดยเรียงลําดับตั้งแต่เลข 1 ไปจนสิ้นปีปฏิทิน แต่บางหน่วยงานอาจมีวิธีการกําหนดเลขที่จดหมายขึ้นใช้ แตกต่างกันไป

4. วัน เดือน ปี นิยมใช้เลขอารบิค ลงเฉพาะตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขปีพุทธศักราชที่ออกจดหมาย เพื่อเป็นข้อมูลในการอ้างอิงหรือการติดต่อโต้ตอบจดหมาย

5. ที่อยู่ผู้รับ หมายถึง การระบุชื่อ ตําแหน่งและที่อยู่ของผู้รับเพื่อประโยชน์สําหรับการเก็บ
จดหมายไว้เป็นหลักฐาน แต่มีจดหมายธุรกิจจํานวนมากไม่นิยมใส่ส่วนนี้ไว้เนื่องจากไม่เห็นความจําเป็น

6. คําขึ้นต้น เป็นการทักทายแสดงการเริ่มต้นจดหมาย นิยมใช้คําว่า “ เรียน ” และตามด้วยตําแหน่งหรือชื่อที่ถูกต้องของผู้ที่จดหมายนั้นมีถึง การเขียนคําขึ้นต้นในจดหมายธุรกิจสามารถวางไว้ก่อนหรือหลัง “ เรื่อง ” ตามรูปแบบของจดหมายที่เลือกใช้

7. เรื่อง ได้แก่ สาระสําคัญสั้น ๆ ที่ครอบคลุมใจความทั้งหมดของเรื่องที่ติดต่อ บางหน่วยงานไม่มีการกําหนดชื่อเรื่อง หากมีจะกําหนดตําแหน่งไว้ก่อนขึ้นส่วนข้อความ แต่มีจดหมายธุรกิจจํานวนมาก นิยมวางเรื่องไว้ชิดเส้นกั้นหน้าก่อนคําขึ้นต้นเช่นเดียวกับหนังสือราชการ

8. อ้างอิง อาจมีหรือไม่ก็ได้ ส่วนใหญ่เป็นการเท้าความการติดต่อกันที่มีมาก่อน ในจดหมายธุรกิจนิยมนําอ้างอิงใส่ไว้ในเนื้อความตอนต้น แต่บางฉบับอาจใส่ไว้ชิดเส้นกั้นหน้าต่อจากคําขึ้นต้น

9. เนื้อความ หมายถึง ส่วนที่เสนอเนื้อหาหรือสาระสําคัญของจดหมายที่เขียน ปกติแล้วจะแบ่งเนื้อหาออกเป็นตอน ๆ เพื่อให้ชัดเจนเข้าใจง่าย เริ่มจากอารัมภบท สาระสําคัญ และข้อความลงเอยตอนท้าย ข้อความส่วนที่เป็นการอ้างอิงความเดิมมักอยู่ในเนื้อความด้วย

10. คําลงท้าย นิยมใช้คําว่า ขอแสดงความนับถือ

11. ลายมือชื่อ เป็นการลงลายมือชื่อของเจ้าของจดหมาย

12. ชื่อเต็มและตําแหน่ง เป็นการพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ ซึ่งนิยมใช้ทั้งมีและไม่มีคําประกอบชื่อ จากนั้นจะระบุตําแหน่งในบรรทัดต่อไป

13. สิ่งที่ส่งมาด้วย หมายถึง ส่วนที่ระบุชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับจดหมายฉบับนี้ หากมีมากกว่า 1 รายการ นิยมใส่เลขเรียงลําดับ โดยทั่วไปอยู่ส่วนท้ายของจดหมาย แต่งบางหน่วยงานยึดรูปแบบของหนังสือราชการ สิ่งที่ส่งมาด้วยจะอยู่ก่อนถึงเนื้อความ

เทคนิคง่าย ๆ จดหมายสมัครงาน

ในจำนวนใบสมัครงาน 100 ฉบับที่ส่งถึง HR อาจมีผู้ที่เขียนจดหมายสมัครงานเพียงไม่กี่คน หากคุณถือโอกาสนี้สร้างความโดดเด่นและแตกต่างด้วยจดหมายสมัครงานที่พิถีพิถันและตั้งใจ คุณจะสามารถโดดเด่นขึ้นมาจากคน 100 คนได้ไม่ยาก ลองมาดูเทคนิคพร้อมกัน

ขั้นแรก : เริ่มด้วย Introduction ที่หนักแน่น

การแนะนำตัวที่หนักแน่นบ่งบอกถึงความตั้งใจและความสนใจของคุณในการสมัครงานนั้น ๆ รวมถึงการระบุว่าคุณเห็นประกาศงานนั้นจากที่ไหน เพื่อแสดงให้ HR เห็นว่าคุณใส่ใจแม้กระทั่งรายละเอียดเล็ก ๆ เหล่านี้ ตัวอย่างเช่น

“I am writing to express my strong interest in applying for the posted in your .”

ขั้นที่สอง : ส่วน Body โชว์จุดขายของคุณ

เขียนให้ HR เห็นสิ่งที่โดดเด่นในตัวคุณ ทักษะ คุณสมบัติ และประสบการณ์การทำงาน ที่คุณมีสอดคล้องกับตำแหน่งงานนี้อย่างไรบ้าง

ขั้นที่สาม : ลงท้ายให้ซาบซึ้ง ประทับใจ

จบจดหมายให้น่าประทับใจ ขอบคุณ HR ที่สละเวลาอ่านจดหมายสมัครงานของคุณ และอย่าพลาดใช้โอกาสนี้บอกว่าคุณต้องการร่วมงานกับบริษัทมากเพียงใด รวมทั้งขออนุญาตโทรไปสอบถามความคืบหน้าในการพิจารณาใบสมัครของคุณ ตัวอย่างเช่น

“Thank you for reading my application for INSERT JOB TITLEI look forward to working with your team and I will contact you in two weeks to discuss the possibility of setting up an interview.”

คำแนะนำเพิ่มเติม

ควรปรับแต่งจดหมายสมัครงานให้แตกต่างกันในแต่ละบริษัทที่สมัคร เพราะแต่ละแห่งย่อมระบุคุณสมบัติที่ต้องการต่างกัน ควรเขียนให้เหมาะกับแต่ละบริษัทมากที่สุด

ตรวจความถูกต้องก่อนส่ง ระวังอย่าให้มีคำผิด หรือสะกดผิด แม้แต่จุดเดียว เพราะความผิดพลาดเล็กน้อยเช่นนี้อาจปิดโอกาสการถูกเรียกสัมภาษณ์งานอย่างน่าเสียดายที่สุด